Sebagai pebisnis, pernah tidak kamu berada di situasi pusing karena tagihan bisnis yang menumpuk, invoice hilang entah ke mana, atau pembayaran telat terus? Jika iya, bisa jadi saatnya kamu beralih ke invoice online.
Dengan sistem invoice online, kamu bisa membuat, mengirim, dan mencatat tagihan secara otomatis dalam satu platform. Tidak perlu lagi repot buka Excel manual atau cari-cari invoice yang tercecer. Semua data tersimpan rapi, bisa diakses kapan pun, dan terpantau real-time.
Berikut adalah pembahasan mengenai apa itu invoice online, manfaatnya untuk bisnis, hingga rekomendasi aplikasi invoice online terbaik yang wajib kamu gunakan. Simak selengkapnya di bawah!
Apa Itu Invoice Online?
Invoice online merupakan versi digital dari faktur atau tagihan yang biasa digunakan dalam transaksi bisnis. Jika biasanya invoice dibuat secara manual lalu dicetak dan dikirimkan secara fisik, kini semuanya bisa dilakukan secara digital, tentu lebih cepat, praktis, dan efisien.
Meski bentuknya digital, isi invoice online tetap sama pentingnya dengan invoice konvensional. Di dalamnya terdapat informasi lengkap, seperti nama penjual dan pembeli, rincian barang atau jasa yang dibeli, total tagihan, hingga tenggat waktu pembayaran.
Bedanya, karena dalam format digital, semua informasi ini bisa tersampaikan lebih cepat dan meminimalisir risiko kesalahan atau kehilangan data.
Apa Saja yang Harus Ada di Invoice Online?
Walaupun invoice online tidak perlu dicetak, bukan berarti bisa asal-asalan. Dokumen ini tetap harus memuat informasi yang lengkap dan jelas supaya transaksi lebih transparan dan tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Berikut ini komponen penting yang sebaiknya ada di dalam invoice online:
1. Identitas perusahaan
Nama bisnis, alamat, nomor kontak, hingga situs web resmi. Tujuannya agar pelanggan tahu dari siapa invoice berasal dan mudah menghubungi bila ada pertanyaan.
2. Nomor invoice
Setiap invoice harus punya nomor unik sebagai penanda transaksi dan memudahkan pencatatan.
3. Tanggal & jatuh tempo
Tanggal pembuatan invoice serta tenggat waktu pembayaran. Ini penting supaya pelanggan tahu batas waktu pembayaran.
4. Identitas pelanggan
Nama, alamat, dan kontak pelanggan untuk memastikan invoice dikirim ke pihak yang tepat.
5. Rincian produk/jasa
Penjelasan lengkap tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah unit, harga satuan, hingga total biaya.
6. Total tagihan
Jumlah akhir yang harus dibayarkan oleh pelanggan, termasuk potongan harga, pajak, atau biaya tambahan.
7. Metode pembayaran
Informasi rekening bank, dompet digital, atau opsi pembayaran lainnya agar pelanggan bisa langsung bayar tanpa bingung.
8. Syarat & ketentuan
Berisi aturan seperti denda keterlambatan atau ketentuan pengembalian dana jika diperlukan.
9. Informasi pajak
Nomor pajak dan nominal pajak yang dikenakan, agar penagihan lebih transparan dan sesuai aturan.
10. Logo & branding
Penambahan logo bisnis agar invoice terlihat lebih profesional dan mudah dikenali.
Manfaat Invoice Online untuk Bisnis
Invoice online bukan hanya sekadar digitalisasi faktur, tapi juga memberi banyak kemudahan untuk bisnis. Mulai dari pengiriman yang lebih cepat, pengelolaan tagihan yang lebih rapi, hingga mempercepat proses pembayaran. Ini dia beberapa manfaat utamanya:
1. Pembayaran lebih cepat lewat payment link
Salah satu fitur unggulan dari invoice online adalah bisa disertai dengan payment link. Jadi, saat pelanggan menerima invoice, mereka juga langsung bisa mengklik tautan untuk melakukan pembayaran. Prosesnya cepat dan praktis, tidak perlu konfirmasi manual, dan tentunya mempercepat arus kas bisnis kamu.
2. Lebih praktis dan hemat waktu
Invoice online memungkinkan kamu mengelola pembayaran dalam satu dashboard, memantau status pembayaran secara real-time, dan mengirim invoice otomatis. Tidak perlu lagi buat invoice satu per satu atau mengecek tagihan secara manual, semuanya jadi lebih efisien.
3. Pengiriman instan, bayar bisa langsung
Kamu juga bisa menjadwalkan pengiriman invoice secara berkala atau otomatis (recurring invoice). Ini sangat cocok buat kamu yang punya pelanggan tetap atau sistem langganan. Jadi, kamu tidak perlu mengingat-ingat untuk kirim invoice setiap bulan, cukup atur sekali, sistem akan melakukannya untukmu.
4. Fleksibel, bisa kirim dari mana saja
Karena semuanya berbasis digital dan bisa diakses dari mana saja, kamu tetap bisa menjalankan operasional bisnis meskipun sedang bepergian. Invoice bisa dikirim kapan saja, dan status pembayaran bisa kamu cek langsung dari gadget-mu.
5. Pelacakan dan arsip lebih rapi
Semua invoice tersimpan dalam sistem, jadi kamu tidak perlu repot menyimpan kertas atau file di folder-folder manual. Ketika dibutuhkan, cukup cari berdasarkan tanggal atau nomor invoice. Ini sangat memudahkan, terutama saat audit atau membuat laporan keuangan.
Rekomendasi Aplikasi Invoice Online
Aplikasi Invoice Online Terbaik (Sumber: Paper.id)
Mengelola invoice secara manual memang melelahkan dan rawan bikin kacau. Mulai dari tagihan yang lupa dikirim, data yang tercecer, hingga pembayaran yang telat dicatat. Jika tidak ditangani dengan baik, masalah kecil ini bisa berujung pada terganggunya aliran keuangan dan keretakan hubungan dengan pelanggan.
Untuk mengatasi masalah tersebut, kamu bisa pakai aplikasi invoice online seperti Paper.id. Aplikasi ini menawarkan layanan gratis dengan fitur lengkap yang memudahkan kamu membuat, mengirim, dan melacak invoice kapan saja dan di mana saja.
Paper.id juga mendukung pengiriman invoice melalui berbagai kanal seperti Email, SMS, atau WhatsApp. Ditambah lagi, ada fitur pengingat otomatis (invoice reminder) yang membantu mengingatkan pelanggan untuk segera membayar sebelum jatuh tempo.
Yang menarik, Paper.id sudah terintegrasi dengan PERURI, jadi kamu bisa langsung menambahkan e-Meterai pada invoice tanpa perlu cetak fisik. Tinggal klik, tempel meterainya secara digital, dan kirim langsung ke pelanggan!
Tak hanya itu, kamu juga bisa membuat berbagai dokumen penting lainnya seperti Quote, Kwitansi, PO (Purchase Order), Surat Jalan, hingga Faktur Berulang hanya dari satu platform. Jadi, Paper.id bukan cuma untuk buat invoice, tapi juga bisa jadi solusi lengkap buat mengelola dokumen bisnis.
Penasaran? Yuk, langsung daftar dan rasakan sendiri kemudahan mengelola invoice dengan Paper.id dengan cara klik di sini!
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan TPFX
